Nossas empresas coletam milhares de dados da Qualidade todos os dias, desde indicadores até registros de não conformidades e resultados de produção. Porém, apenas coletar tudo não é suficiente, mais importante que isso, é preciso transformar os dados em insights estratégicos. Isso é o essencial para melhorar processos e alcançar objetivos organizacionais.

Porém, o que acontece na maioria das vezes é que todas essas informações ficam perdidas dentro da empresa. Elas são coletadas e permanecem desorganizadas, pouco acessíveis ou levam a decisões errôneas. Em alguns casos, os colaboradores nem mesmo sabem que determinados dados existem e podem ser usados para a tomada de decisões.

O resultado dessa dispersão é uma empresa que atua sem direcionamento, tomando decisões baseadas no achismo. Isso faz com que os objetivos e resultados esperados fiquem de lado e raramente sejam alcançados. Além de que, com dificuldades para direcionar os esforços operacionais, a sustentabilidade a médio e longo prazo é bastante prejudicada, e a rotina diária (curto prazo) também sofre com falta de clareza e problemas relacionados a decisões ruins.

Por isso, resolvemos criar este conteúdo para te dar dicas sobre como transformar dados da Qualidade em insights estratégicos. Dessa forma, tudo que é coletado poderá ser usado para melhorar sua empresa e alcançar resultados incríveis. Vamos lá?

1º passo: coletando e centralizando dados da Qualidade

Em grande parte, estamos falando sobre usabilidade, ou seja, antes de mais nada, seus dados precisam estar disponíveis para as pessoas quando e onde elas precisarem. Isso pressupõe 2 fatores fundamentais:

1. Os dados precisam ser coletados previamente, é preciso planejar quais informações serão importantes, quais serão os pontos de coleta e quem serão os responsáveis. Em alguns casos, é possível automatizar essa tarefa integrando ferramentas ou etapas do seu processo;
2. Esses dados precisam ficar centralizados em um local que seja seguro e conhecido pelos seus colaboradores. Imagine que eles são como ferramentas de trabalho (chaves de fenda, martelo, alicate etc,) e precisam ficar em um único lugar acessível para os momentos de uso, ou seja: a caixa de ferramentas. Faria sentido guardar o martelo na pia da cozinha, o alicate na estante da sala e as chaves de fenda na caixa? Não, isso só dificultaria as coisas e levaria a perda de tempo.

Portanto, certifique-se de que os dados da Qualidade sejam coletados de maneira consistente e estejam centralizados. Isso pode incluir informações de auditorias, indicadores de desempenho, não conformidades, reclamações de clientes, e diversos outros resultados de monitoramento.

Vale dizer que se você contar com o Software 8Quali, todo esse processo pode ser automatizado e facilitado, consolidando tudo no sistema e mantendo seus dados prontos para a próxima fase: a organização!

2º passo: organizando análises e criando indicadores

Com tudo coletado, seguro e organizado, passamos para a fase de análise. Muitos dados servirão apenas para situações específicas, como o registro de uma não conformidade. Assim, eles serão usados durante períodos específicos e podem ser revisitados ou transformar-se apenas em registros. São dados extremamente importantes, mas que não necessariamente precisam ser analisados de tempos em tempos.

No entanto, para otimizar o processo de melhoria contínua e garantir maior adesão estratégica, o ideal é analisar quais dados da Qualidade são mais importantes e transformá-los em indicadores. Assim, escolhemos aquilo que é fundamental para alcançarmos nossos resultados estratégicos e sistematizamos em algo quantificável e periódico.

Por exemplo, quando analisamos a reclamação de 1 único cliente, descobrimos problemas e podemos reverter sua insatisfação, o que é ótimo! Porém, quando analisamos, por exemplo, mensalmente, o Índice de Reclamações de Clientes, conseguimos descobrir problemas recorrentes, o impacto deles nos números da empresa, quais são mais graves ou mais prejudiciais. Isso faz com que consigamos atuar para prevenir futuros problemas e melhorar nossos processos de forma mais organizada e assertiva.

Dessa forma, a análise contínua desses indicadores possibilita a identificação de tendências e padrões, bem como transforma dados isolados e pontuais em uma fonte contínua de informação e melhoria.

Sobre garantir análises estruturadas e estratégicas

Vale dizer que a qualidade dos indicadores será tão boa quanto a qualidade das análises feitas. Por isso, é interessante utilizar ferramentas estatísticas e que ajudem a interpretar os dados da Qualidade.

Ferramentas como o Diagrama de Pareto, Gráficos de Controle e 5 Porquês, fluxogramas e outras ajudam a identificar os maiores pontos de impacto dentro da sua empresa. Um exemplo clássico: se 80% dos problemas vêm de 20% das causas, você sabe onde concentrar esforços para maximizar resultados!

Além disso, criar indicadores que se ligam ao seu mapa estratégico, por exemplo, vai garantir que as decisões tomadas levem à concretização do que sua empresa busca. Assim, seus indicadores devem estar relacionados aos objetivos da empresa, levando a ações que trabalhem para eles! Conectar insights de análise às metas específicas da organização pode resultar em muito mais valor para os processos e partes interessadas.

3º passo: comunicando indicadores e boas decisões

Ainda usando nosso exemplo da caixa de ferramentas, do passo número 1. Imagine agora que você criou a melhor caixa de ferramentas do mercado, porém nunca avisou seus colaboradores da sua existência. Essa caixa de ferramentas fica escondida no depósito e só você sabe que ela existe. Não é difícil entender porque as pessoas não utilizam as ferramentas, não é mesmo?

O mesmo acontece quando você cria um mapa estratégico perfeito com indicadores inteligentes e focados em ajudar as pessoas a tomas boas decisões, mas simplesmente não comunica ninguém e não reforça a importância deles. Fomentar os indicadores, discuti-los e debater sua importância e resultados com os colaboradores é parte integrante do trabalho de conscientização e engajamento. Sem isso, podemos até ter ótimas informações à disposição, mas nunca as utilizaremos de fato!

Portanto, sempre comunique os insights, indicadores e decisões de forma clara para todas as partes interessadas, direcionando-as e alinhando ações aos objetivos da sua empresa!

Dados da Qualidade: informação é poder!

Quando seguimos esses três passos, fazemos com que dados dispersos e aparentemente pouco importantes deixem de ser apenas dados e transformem-se na ferramenta mais poderosa da gestão empresarial: a informação! Com as informações corretas, podemos prever não conformidades, eliminar ou mitigar riscos, intensificar investimentos e aproveitar oportunidades. 

Com isso, a gestão deixa de ser reativa e passa a ser estrategicamente proativa, antecipando tendências e direcionando os recursos da empresa de maneira mais eficiente. Essa transformação é o que diferencia uma organização que apenas sobrevive daquela que prospera em um mercado competitivo.

A verdadeira força da informação está em sua capacidade de direcionar decisões fundamentadas, reduzindo incertezas e agregando valor aos processos. No entanto, é fundamental que as informações sejam organizadas, compreendidas e compartilhadas com os times certos. Uma empresa que consegue alinhar seus dados à sua visão estratégica tem o poder de transformar desafios em vantagens competitivas.

Agora, se sua organização ainda não está extraindo todo o potencial dos dados da Qualidade, talvez seja o momento de investir em ferramentas e processos que garantam que a informação trabalhe a seu favor! Entre em contato conosco e vamos juntos transformar seus indicadores em uma verdadeira máquina de melhorias!

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