Todos sabemos que manter a certificação ISO 9001 é um desafio muito maior do que o próprio ato de conquistar o certificado. A primeira certificação é fruto de um processo de implementação árduo e muito bem planejado. Ela traz consigo muitas melhorias e um salto de Qualidade inimaginável. Tudo isso geralmente é resultado de um projeto bem executado, que possui início, meio e fim muito claros.

Já a manutenção do certificado ISO 9001, por outro lado, é um processo contínuo e infinito. Ela é resultado de toda a implementação e vai requerer cultura, disciplina e atividades recorrentes para avaliar, melhorar e até mesmo corrigir o Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) implementado.

Além disso, precisamos levar em conta que lidaremos com constantes alterações do contexto interno e externo. Isso fará com que alterações e adaptações sejam sempre necessárias, além de também precisarmos integrar a Qualidade a outras normas e regulamentações pertinentes ao nosso negócio.

Por estes e outros motivos, manter a certificação ISO 9001 é tão desafiador. Essas dificuldades levam muitas empresas a se afundar em burocracia, gastar recursos excessivos tentando tratar não conformidades ou, no pior dos casos, ter suas certificações suspensas…

Mas calma, se você está em processo de implementação ou já sofre com as dores da manutenção, o 8Quali pode facilitar muito a sua vida, simplificando a manutenção e eliminando a burocracia da sua vida!

No artigo de hoje, reunimos algumas facilidades do nosso software para mostrar como seu certificado está protegido e seu SGQ se manterá em plena melhoria contínua! Vamos lá?

Controlando documentos com poucos cliques

Todas as atividades que executamos na Qualidade geram documentos úteis para a empresa. Sejam relatórios de não conformidades, procedimentos operacionais ou outros registros diversos. Isso sem contar com os documentos externos necessários para manutenção dos processos ou para atender regulamentações.

Devido a esse volume gigantesco, a gestão de documentos acaba sendo um dos maiores desafios para as empresas. Porém, tanto documentos internos quanto externos podem ser facilmente controlados pelo 8Quali.

Nosso módulo de gestão de documentos conta com históricos de obsoletos, alterações, mensagens e comentários de aprovação e reprovação. Além de organizar o processo de aprovação e permitir o controle de acessos, garantindo a segurança da informação. Tudo isso gerando relatórios e com um fluxo de aprovação claro, simples e intuitivo. Você também poderá contar com:

• Editor de documentos on-line: funcionalidade que permite alterar os documentos no próprio sistema, dispensando o download;
• Confirmação de leitura: habilitando essa função, você consegue saber quem leu cada documento, além de poder, emitir relatórios com os nomes de todos os colaboradores que confirmaram a leitura;
• Buscador de Conteúdos: você consegue achar facilmente o documento que precisa. Basta escrever no explore do 8Quali uma palavra que contém no texto que procura e o sistema apresenta todos os documentos que possuem essa palavra;
• Várias opções de automação: é possível automatizar muitas rotinas com o 8Quali, como os cabeçalhos e rodapés, a liberação da versão mais atualizada dos documentos (última versão) e até mesmo criar ações automaticamente criando gatilhos dentro do sistema.

Integrando Auditorias e Ocorrências

Outros dois processos que precisam ser mantidos e podem ser muito complexos são as auditorias periódicas e a gestão das não conformidades.

Todo SGQ precisa passar por auditorias internas, gerando relatórios e constatações diversas (oportunidades de melhorais e as temidas não conformidades, por exemplo). Além disso, essas constatações precisam ser trabalhadas, realizando a tratativa das não conformidades.

Por isso, para facilitar o seu dia a dia e te ajudar a manter a certificação ISO 9001, o 8Quali possui integração entre os módulos de Auditoria e Ocorrências. Isso mantém as funcionalidades de cada módulo enquanto permite um histórico de constatação da situação de uma ocorrência identificada na auditoria e das ações tomadas nas tratativas, tudo isso de forma automática.

Isso facilita ambos os processos. Primeiro, a integração agiliza a abertura das NCs, sendo feita de forma automatizada e eliminando o retrabalho de ter de reinserir as informações no sistema. Além disso, o acompanhamento é simples e rápido, fazendo com que seja fácil localizar as ocorrências e suas origens durante as auditorias.

Gerenciando projetos de melhoria (e nova função Kanban)

Muitas vezes, mesmo fora das auditorias, diversos insights e oportunidades surgem em nossas empresas. Para manter a certificação ISO 9001, é preciso levar isso em consideração. Dessa forma, para gerenciar tudo da forma certa e passar por uma boa gestão de mudanças, precisaremos também de uma boa gestão de projetos.

Com o Software 8Quali, você centraliza seus projetos estratégicos e gera registros de tudo que seus colaboradores executam. Isso sem contar com as diversas ferramentas de organização e controle, como o Gráfico de Gantt ou os Dashboards de ações concluídas e em andamento. Isso tudo com total controle e registro dos prazos, além de campos personalizáveis de acordo com os seus projetos.

Além disso, você ainda garante máxima produtividade, utilizando ferramentas como as notificações para ações atrasadas, a árvore de tarefas e subtarefas ou o Kanban. Dessa forma, a variedade de formas de gestão de projetos fica maior e mais customizada, deixando fácil a solução e melhoria contínua na sua empresa.

Manter a certificação ISO 9001 nunca foi tão simples!

É impossível resumir tudo que o 8Quali pode fazer pela sua empresa, afinal criamos uma estrutura simples e prática, voltada 100% a manter a certificação ISO 9001 e garantir melhoria contínua e resultado para seus processos!

Além de garantir um histórico seguro e de fácil acesso em todos os módulos, o 8Quali permite a rastreabilidade completa das informações, facilitando auditorias, acompanhando a evolução das ações e assegurando a conformidade com os requisitos da ISO 9001. Com a integração entre os módulos, a gestão da Qualidade se torna mais ágil e eficiente. Você maximiza a produtividade, eliminando retrabalho e proporcionando uma visão clara do desempenho do SGQ.

Com a automação dos principais desafios da Qualidade, desde o controle de documentos até a gestão de auditorias e projetos de melhoria, o 8Quali elimina burocracia e torna a manutenção da certificação algo natural no dia a dia da sua empresa.

Não deixe que a gestão da Qualidade se torne um fardo! Simplifique seu SGQ com o 8Quali e mantenha sua certificação ISO 9001 com segurança, controle e eficiência. Quer ver como isso funciona na prática? Agende uma demonstração grátis:

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