Você sabe como funciona um fluxograma e quais as vantagens em utilizá-lo em sua empresa? No artigo de hoje, trouxemos todos os detalhes sobre o tema, como utilizá-lo, tipos e seus significados.

O que é o fluxograma?

O fluxograma é uma das ferramentas de organização e modelagem de processos, e tem como principal objetivo demonstrar como o processo funciona e quais caminhos devem ser seguidos para obter o melhor resultado.

Além disso, o fluxograma demonstra de forma gráfica e visual a sequência das atividades e etapas do processo, permitindo a análise e o direcionamento do processo de maneira estratégica.

Na prática, cada atividade e etapa do processo é representada por um símbolo, interligados por setas que indicam o caminho que o processo deve seguir, desde o começo até o seu final.

Relação com a Gestão da Qualidade

Existe uma relação direta da construção dos fluxogramas com a Gestão de Processos e com a Gestão da Qualidade, visando sempre a fluidez e a conformidade em todo o processo.

Sendo assim, é possível identificar os problemas existentes no processo, já que o fluxograma demonstra todo o caminho e todos os procedimentos internos.

A partir dessa identificação, é possível tomar atitudes e modificar os processos, criando assim um novo fluxo muito mais ágil e fluido, visando a satisfação do cliente e a redução de custos provenientes das não conformidades.

Benefícios do fluxograma

Além de ser uma ferramenta gráfica que tem origem na Gestão de Processos, o fluxograma também é uma ferramenta da Qualidade, e tem como principais benefícios:

• Facilidade na visualização e execução das atividades do processo;
• Identificação de problemas como atrasos, pontos críticos do processo, atividades que podem ser eliminadas e gargalos do processo;
• Possibilidade de compreender o funcionamento do passo a passo do processo, eliminado atividades desconexas;
• Estabelecimento de um processo padrão, determinando pontos de revisão, análise e monitoramento da qualidade do processo.

Sendo assim, um fluxograma é construído por meio dos símbolos, que vamos falar a seguir.

Símbolos do fluxograma

Ademais, os fluxogramas são a representação gráfica dos processos internos, possui símbolos específicos para esta representação, conforme a tabela abaixo.

O primeiro símbolo é o de Início ou fim do processo, que como o próprio nome diz, indica onde o processo começa e onde ele termina, sendo o esqueleto do fluxograma.

Sendo assim, o símbolo de Decisão indica os pontos onde acontecerão as tomadas de decisão, podendo gerar vários caminhos no processo a partir deste ponto.

Geralmente, é realizado um questionamento neste ponto, acompanhados de respostas como SIM ou NÃO.

Em caso de SIM, o processo segue adiante, e em caso de NÃO, o processo regride até ficar de acordo com os padrões de conformidade.

Além disso, o símbolo de Processo significa cada passo ou atividade que compõe o processo, e podemos citar como exemplos: atendimento ao cliente, verificação de qualidade do produto, emissão de notas fiscais, dentre outros.

Já o Processo pré-definido simboliza a etapa ou atividade que se repete em diversos pontos do processo, seja no mesmo ou em outros processos organizacionais.

Dessa forma, se a sua organização tem como procedimento padrão realizar reuniões para solucionar problemas e realizar brainstormings de forma contínua em diversos processos internos, este será o seu processo pré-definido.

Além disso, a operação manual indica os processos manuais do seu processo, ou seja, as atividades que não são automatizadas.

Neste caso, podemos citar como exemplo a operação de máquinas com processos manuais, controlados pelos funcionários.

Contudo, o conector é a atividade que interliga os processos entre si, e é muito utilizado em fluxogramas longos e complexos, para não repetir o símbolo de fluxo de linha constantemente.

Entretanto, a função do símbolo do conector é tornar a visualização do processo mais agradável e fluida aos olhos de quem analisa o fluxograma.

Aqui, o símbolo do documento significa a emissão de documentos, como por exemplo, contratos, propostas comerciais e quais documentos necessários.

Por fim, o Fluxo de linha indica a direção que o processo segue, indicando a sua ordem e fluidez.

Tipos de fluxograma

Nesse sentido, os fluxogramas representam os processos internos da sua organização, e retratam cada um deles de maneira muito específica, desde os inputs até os outputs. 

De modo geral, existem 04 (quatro) tipos de fluxograma, sendo eles:

• De dados, que demonstram como os dados são coletados, tratados, armazenados e utilizados em todos os processos;
• Fluxograma de documentos, que demonstra o tratamento e os procedimentos necessários para a gestão destes documentos;
• De sistemas, que demonstram a fluidez e o caminho que o processo deve seguir;
• Fluxograma de programas, relacionado com os controles e mecanismos internos que a organização cria para automatizar os processos.

Além disso, a representação gráfica dos fluxogramas varia conforme a visualização obtida, podendo ser:

• Simples, que apresenta os principais pontos de decisão do processo, demonstrando-o de forma lógica;
• Funcional, que demonstra a relação e o andamento do processo entre os setores, determinando o tempo de execução e permanência em cada departamento;
• Vertical, muito utilizado em processos de melhoria, indicando a correlação entre as atividades que compõem o processo, em seus mínimos detalhes;
• Diagrama de blocos, que demonstra a sequência do processo de forma simples e prática, sem muitos detalhes.

Exemplos e aplicação prática

Nesse sentido, temos um exemplo de fluxograma simples sobre o processo de atendimento ao cliente e venda de produtos. O processo segue as seguintes etapas:

• Início do atendimento ao cliente;
• Recebimento do pedido;
• Ponto de decisão: o produto está em estoque? Se sim, segue para a seleção do produto, se não, informa o cliente que o produto não está disponível, verificando se ele deseja aguardar;
• Recebimento do pagamento dos produtos;
• Processamento do pedido;
• Entrega do produto ao cliente.

Assim, na representação gráfica, o processo assume a seguinte forma gráfica, conforme a imagem abaixo.

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